Zum Jahreswechsel taucht sie immer wieder auf: die Frage, welche Unterlagen endlich aus dem Archiv können. Gleichzeitig ist klar – Aufbewahrungsfristen bleiben ein komplexes Thema.
Für Unternehmen gilt: Handels- und Steuerrecht schreiben vor, wie lange Geschäftsunterlagen in Papierform und digital verfügbar sein müssen. Je nach Dokument unterscheiden sich die Fristen deutlich.
Neu ist seit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz: Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege reduziert sich von zehn auf acht Jahre – ein Schritt, der viele Prozesse spürbar erleichtert. Die Voraussetzung dafür ist, dass die bisherige Frist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war.
Der Fristbeginn bleibt wichtig: maßgeblich ist immer das Jahresende, in dem ein Dokument tatsächlich erstellt wurde. Ein Beispiel hierfür: Ein Jahresabschluss für 2014, der in 2015 finalisiert wurde, kann zum 31.12.2025 entfernt werden.
Zu beachten ist außerdem: Bei laufenden Verfahren oder angekündigten Prüfungen verlängern sich die Fristen automatisch. Und elektronische Dokumente müssen stets im Originalformat abrufbar sein – ein Ausdruck ersetzt die digitale Form nicht.
Wer klar strukturiert und rechtssicher entsorgt, schafft Platz für das, was wirklich zählt: effiziente, moderne Finanzprozesse.