Ein wichtiger Buchhaltungsgrundsatz lautet: Keine Buchung ohne Beleg. Geht doch mal einer verloren, kann der Betriebsausgabenabzug über einen Eigenbeleg ggf. gerettet werden.
Hintergrund
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verlangen für jeden betrieblichen Geschäftsvorfall einen Beleg, der grundsätzlich aus einer Rechnung oder Quittung vom leistenden Unternehmen besteht. Es gibt jedoch Situationen, in denen kein Beleg erstellt wird
(z. B. Barzahlung am Münzautomaten einer Waschanlage) oder man die Rechnung oder Quittung verliert. Hier hilft ein Ersatzbeleg.
Kann die Rechnung vom Rechnungsaussteller nicht mehr beschafft werden, kann ein Eigenbeleg den Betriebsausgabenabzug retten, insbesondere in Verbindung mit einem Zahlungsnachweis über den Geldabfluss vom betrieblichen Bankkonto, der zumindest die Zahlung belegt. Wichtig ist der Nachweis, dass der Geschäftsvorfall tatsächlich stattgefunden hat, betrieblich veranlasst war und die Höhe glaubhaft ist.
Form eines Eigenbelegs
Auch ein Eigenbeleg erfordert Mindestangaben. Zu diesen gehören Name und Anschrift des Rechnungsausstellers, Menge und Art der bezogenen Ware oder Dienstleistung (als Nachweis, dass die Leistung aus betrieblichen Gründen bezogen wurde), Leistungszeitpunkt und die Höhe des Entgelts. Auch der Grund für das Fehlen des Originalbelegs sowie Datum und Unterschrift des Erstellers des Eigenbelegs sollten nicht fehlen. Ob der Eigenbeleg maschinell oder handschriftlich erstellt wird, spielt keine Rolle.
Kein Vorsteuerabzug
Der ertragsteuerliche Betriebsausgabenabzug lässt sich durch einen Eigenbeleg retten, nicht hingegen der Vorsteuerabzug. Dieser besteht nur über eine ordnungsgemäße Originalrechnung, die alle Pflichtangaben des § 14 Umsatzsteuergesetz enthält.
Quellen
BMF-Schreiben vom 11.3.2024, Az. IV D 2 – S 0316/21/10001:002