Ab 2025 ändern sich die Regeln für steuerliche Betriebsprüfungen grundlegend. Unternehmen müssen mit strengeren Mitwirkungspflichten, kürzeren Fristen und erweiterten digitalen Anforderungen rechnen. Wer sich nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert Verzögerungen, Schätzungen und finanzielle Sanktionen. Besonders für CEOs und CFOs bedeutet das: Jetzt handeln, um die Compliance zu sichern und Betriebsprüfungen effizient zu gestalten.
Neue Realität für Unternehmen: Effizienzsteigerung oder bürokratische Hürde?
Die Reform der steuerlichen Betriebsprüfung zielt darauf ab, Verfahren zu beschleunigen und transparenter zu machen. Gleichzeitig steigt die Verantwortung für Unternehmen, sich aktiv in den Prüfprozess einzubringen. Finanzverwaltungen erhalten mehr Möglichkeiten zur digitalen Datenanalyse, und steuerliche Mängel können schneller aufgedeckt werden. Besonders der Mittelstand sollte sich frühzeitig anpassen, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.
1. Digitale Schnittstellen: Pflicht zur standardisierten Datenübermittlung
Die Finanzverwaltung verlangt künftig, dass Unternehmen ihre steuerlichen Daten über standardisierte digitale Schnittstellen bereitstellen. Fehlen diese oder entsprechen sie nicht den Vorgaben, kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß eingestuft werden – mit der Folge, dass das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzt.
Tipp für Unternehmen:
Jetzt die eigene Buchhaltungssoftware überprüfen und sicherstellen, dass sie den neuen Anforderungen entspricht. Fehlende Schnittstellen sollten frühzeitig implementiert werden, um spätere Probleme zu vermeiden.
2. Kürzere Fristen und höhere Strafen bei Verzögerungen
Mit der Reform ändern sich auch die Mitwirkungspflichten für Unternehmen drastisch. Die Fristen zur Vorlage angeforderter Unterlagen werden strenger: Unternehmen müssen auf Anfragen der Finanzbehörden innerhalb eines Monats reagieren. Verzögerungen kosten – buchstäblich. Bei nicht fristgerechter Mitwirkung droht ein Verzögerungsgeld von 75 Euro pro Tag, das sich auf bis zu 11.500 Euro summieren kann.
Für große Unternehmen oder solche, die als „wirtschaftlich leistungsfähig“ gelten, können zusätzliche Strafen von bis zu 3,75 Millionen Euro verhängt werden.
3. Verrechnungspreisdokumentation: Pflicht zur frühzeitigen Bereitstellung
Internationale Unternehmen, die konzerninterne Verrechnungspreise anwenden, müssen ihre Dokumentation unaufgefordert innerhalb von 30 Tagen nach Prüfungsanordnung vorlegen. Bisher gab es hierfür längere Fristen. Wer zu spät liefert oder unvollständige Unterlagen einreicht, muss mit empfindlichen Zuschlägen rechnen.
Was CEOs jetzt tun sollten:
- Verrechnungspreisdokumentationen regelmäßig aktualisieren.
- Frühzeitige Abstimmung mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern.
- Digitale Bereitstellung der Unterlagen sicherstellen.
4. Korrekturen über die geprüften Jahre hinaus
Ein weiteres Novum: Steuerpflichtige müssen künftig Prüfungsfeststellungen nicht nur für die geprüften Jahre, sondern auch rückwirkend für weitere Steuerjahre berücksichtigen. Eine unterlassene Korrektur kann zu empfindlichen Bußgeldern oder sogar Steuerstrafverfahren führen.
Fazit: Handlungsbedarf für Unternehmen – jetzt vorbereiten!
Die neuen Regelungen zur Betriebsprüfung ab 2025 stellen Unternehmen vor Herausforderungen, bieten aber auch Chancen. Wer sich frühzeitig anpasst, kann den Prüfungsprozess effizienter gestalten und Risiken minimieren. Entscheider im Mittelstand sollten jetzt:
- Digitale Schnittstellen überprüfen und optimieren
- Interne Steuerprozesse auf neue Fristen ausrichten
- Tax-Compliance-Management implementieren
- Proaktive Zusammenarbeit mit Steuerberatern forcieren
Betriebsprüfungen müssen nicht zum Risiko werden – mit der richtigen Strategie werden sie planbar und beherrschbar.